Gestão e Liderança

Não sei se já aconteceu com algum de vocês, mas comigo já; muitas vezes. No meio da reunião (qualquer reunião-não importa o assunto), as pessoas começam a levar para o lado pessoal certos comentários e começam a se hostilizar e a enfrentar-se publicamente, todo mundo falando ao mesmo tempo e aquilo vai virando um turbilhão aonde nada se decide e se fala muito, cada um sobre seus problemas, suas queixas....

Parece loucura não? Mas muitas vezes isso acontece no ambiente de trabalho, na frente de colegas, coordenadores e chefes. As pessoas deixam a mostra seus comportamentos, suas intolerâncias e sem receios nem pudores... puft...despejam o que sentem nos momentos mais impróprios. É preciso ter muito cuidado para que isso não aconteça e o homem velho apareça num momento como esse.

É complicado ensinar as pessoas como se comportar em uma reunião de trabalho. O bom senso já deveria dar o alerta sobre o que pode e o que não pode; mas na prática não sei o que acontece que o bom senso some, desaparece nessas horas.

Transformar uma reunião em arena para ataques não é o mais adequado, não é Cristã essa postura. Como também não é nessas horas o momento ideal para reivindicações de qualquer natureza... para isto existem chefes, deptos., Recursos Humanos...o que for...mas na reunião não!

Portanto, algumas dicas para participar de reuniões:

* Procure preparar-se antes; saber do assunto e estudar de que forma pode contribuir...

* Evite brincadeiras fora de hora e falar desnecessariamente;

* Não monopolize a reunião, tornando-se o centro das atenções, deixe as demais pessoas exporem suas idéias;

* Ouça.. Aprenda a ouvir o que os outros tem a dizer, mesmo que não concorde..

* Quando falar, fale num tom de voz audível, mas não muito alto, procure transmitir na voz confiança e verdade..

* Evite confrontos diretos.. quando não concordar com o exposto e tiver que expor isso, aprenda a fazer sem magoar os demais e de forma que fique claro que não é pessoal, apenas seu ponto de vista é distinto..

* Procure soluções aos problemas mencionados, usando objetividade, seriedade e imparcialidade..

* Leve sempre papéis e caneta para anotar.. anote o que for interessante e necessário para se orientar e ajudar.

* Por fim, evite chegar atrasado.

Reuniões existem e são importantes em qualquer âmbito que estejamos. Façamos desse momento agradável e descontraído.

Shalom!


Vanilton Lima
Sec. De Planejamento e Gestão
Treinamentos e Cursos

Uma das responsabilidades preliminares de um gerente de projetos é construir o cronograma do projeto, atribuir as atividades do cronograma aos membros da equipe e informá-los que os mesmos são responsáveis pelas atividades e pela entrega das mesmas dentro das expectativas.

Delegar a responsabilidade aos membros da equipe para entregar as atividades dentro das expectativas é correto, mas você acha isso justo?

Vamos supor que você é um gerente de projetos e foi atribuído a um projeto depois que as estimativas para o cronograma e orçamento foram estabelecidos. Você poderá achar isso injusto, porque você não foi envolvido no processo de criação das estimativas. Também, você poderá achar que, se você será o responsável pelo cronograma e pelo orçamento do projeto, você precisa ser envolvido na criação dos mesmos.

Agora que você entende o problema sobre a atribuição das atividades aos membros da equipe. Então, você acha justo atribuir a responsabilidade da execução das atividades aos membros da equipe sem que eles tenham participado do processo de estimação? A resposta é a mesma “Não”.

Há duas maneiras para evitar este problema e certificar-se de que os membros da equipe aceitarão as estimativas.

A primeira é tentar envolver antecipadamente os membros da equipe no processo de estimação. Isso nem sempre é prático, mas às vezes é possível. (De fato, você poderá precisar da ajuda dos membros da equipe do projeto para criar realmente o cronograma e o orçamento do projeto.) Se os membros da equipe forem envolvidos no processo de estimação, os mesmos poderão se responsabilizar pela entrega das atividades dentro destas estimativas. (Se os membros da equipe não aceitarem a responsabilidade dentro das estimativas que eles mesmos ajudaram a criar, então você deverá perguntar-se, se as estimativas realmente são válidas.)

Por outro lado, em muitos projetos os membros da equipe do projeto não são atribuídos até que o cronograma e o orçamento do projeto estejam estabelecidos. As pessoas que criam as estimativas iniciais, fazem algumas suposições sobre o desempenho “médio” dos membros da equipe que serão atribuídos e criam as estimativas baseadas nessas suposições.

Neste caso é apropriado atribuir uma atividade a um membro da equipe e solicitar que o mesmo valide as estimativas, se as mesmas aparentam ser razoáveis ou não. Você não está procurando uma estimativa com um fator de 100% de confiança. Você está apenas tentando validar se a estimativa sobre o esforço, o prazo e o orçamento aparentam ser razoáveis. Se o membro da equipe concordar com as estimativas, então você poderá manter o mesmo como responsável pela entrega da atividade dentro dessas estimativas.

Naturalmente, quando você atribuir primeiramente as atividades aos membros da equipe, os mesmos poderão não saber o suficiente para responder se a estimativa é razoável ou não. Ele poderá necessitar de algum tempo e talvez ter que começar a trabalhar realmente na atividade para poder responder. Isso não é um problema. Neste caso, você atribui a atividade junto com o esforço, o orçamento e o prazo final estimado. Então você solicita que o membro da equipe valide o MAIS CEDO POSSÍVEL se o trabalho poderá ser realizado dentro destas estimativas. Se o membro da equipe sentir que as estimativas são imprecisas, o mesmo deverá fornecer uma estimativa mais realística. Como gerente do projeto, você deverá negociar com o membro da equipe para obter um acordo. Entretanto, quando você e o membro da equipe chegarem a um acordo, você poderá manter o mesmo como responsável pela entrega da atividade dentro das estimativas acordadas.

A chave deste cenário é que o membro da equipe deverá notificar o gerente do projeto o MAIS CEDO POSSÍVEL, que a data final prévia é inaceitável.

É irrelevante que o membro da equipe espere faltar o prazo final, para então informar que as estimativas estão incorretas.

Estas duas abordagens são maneiras de manter os membros da equipe responsáveis por suas atividades, e da mesma forma ser justo, permitindo a eles discutirem sobre as estimativas e chegarem a um acordo. Uma vez que chegarem a um acordo, você poderá manter o mesmo como responsável pela entrega da atividade dentro das estimativas acordadas.

Caros leitores,

Estarei de férias até dia 18 de janeiro. É tempo de recarregar a bateria, rezar, descansar e curtir a família e os irmãos.

Um abraço e fiquem com Deus.

José Felipe Jr.

Reuniões, e-mails para responder, acúmulo de tarefas, cansaço. Tudo isso pode fazer com que você gaste mais tempo do que deveria em suas atividades.

Um planejamento semanal bem elaborado pode cair por terra quando as atividades diárias pré-estabelecidas são deixadas de lado por motivos circunstanciais ou urgentes, que atrapalham a produtividade. Será que você tem passado por isso? Confira a lista abaixo e veja com quais itens você se identifica.

1 – E-mail – Ficar com o e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Recomendo definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo o caixa deve ficar fechada.

2 – Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

3 – Estou em Reunião – Uma pesquisa feita pela Triad Consulting, empresa dá qual sou diretor, demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

4 – Redes Sociais – Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para se atualizar.

5 – Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multi-vitamínico, alimente-se em horários regulares.

6 – Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7 – Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando à toa.

8 – Messenger, Wave, GTalk, etc – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

9 – Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10 – Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – Que tal falar NÃO de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.