Gestão e Liderança

O email se consolidou como grande instrumento de comunicação dentro das organizações, mas seu gerenciamento é fundamental para garantir a produtividade e sua eficácia. Quero dar algumas dicas pra vocês sobre como gerenciar seu email:

1) Deixe sua caixa de entrada limpa Uma caixa de entrada com muitos emails, é sinal de muitas pendências. Avalie o conteúdo de cada email, por exemplo, emails que contenham informações úteis salve-o dentro de um marcador por exemplo ou pasta. Um email que você pode dar uma resposta em até 3 minutos, não perca tempo, responda-o e retire ele da caixa de entrada.

2) Sempre responda seus emails Não tem coisa mais desagradável e mal educada que você mandar um email e não ter resposta. Se você recebeu um email solicitando alguma tarefa que você não poderá fazê-lo a tempo, dê um feedback informando o destinatário das suas dificuldades e solicitando um prazo maior. Caso você receba um email solicitando a confirmação do recebimento, faz parte da boa educação tecnológia responder.

3) Ortografia
As correspondências corporativas não são suas, são da instituição, portanto, tenha cuidado com a língua portuguesa, acentuação, pontuação, etc. Nunca use o internetês em correspondências corporativas.

4) Agradecimentos
Sempre em que receber uma informação importante ou útil, um relatório solicitado, agradeça, o muito obrigado vale também para os emails. Lembr-se de que apesar de ser um meio virtual de comunicação, você está se relacionando com uma pessoal do outro lado.

5) Clareza
Seja claro e direto nos emails, isso vai poupar o tempo seu e de quem receberá o email. Vai tornar o email eficaz e agilizar o processo de comunicação.


José Felipe Jr.
Sec. Planejamento e Gestão